Møbelkæde har stor succes med e-learning

Den danske møbelkæde BoConcept har stor succes med implementering af e-learning - læs historien her.

BoConcepts historie begyndte i 1952, da de to dygtige danske møbelsnedkere Jens Ærthøj Jensen og Tage Mølholm besluttede sig for at åbne en møbelfabrik i Herning. Deres mål var ikke alene at producere kvalitetsmøbler, der så fantastiske ud, men også, at møblerne skulle være funktionelle og alle pengene værd. Jensen og Mølholm havde fat i det helt rigtige. Deres vision forvandlede BoConcept fra en lille møbelfabrik til en global møbelkæde med mere end 250 succesrige franchisebutikker i over 50 lande  med omkring 2500 medarbejdere.
BoConcept erkendte tidligt, at uddannelse og vidensdistribution omkring bla. koncept, salgsstrategi og produktkendskab er afgørende for salg af deres produkter i de enkelte butikker.
Med omkring 230 butikker i over 50 lande har BoConcept igennem længere tid haft et globalt uddannelsessystem baseret på et rejsende coachteam med hovedsæde i Herning.
I BoConcept skiftes 30%- 40% af kollektionen ud hvert år og har, som så mange andre i detail, en storudskiftning af medarbejderne i butikkerne,.
Vores udfordring var at komme ud til flere butiksmedarbejdere, hurtigere og på en mere fleksibel måde. E-learning skulle hjælpe os med dette ved hurtigt og fleksibelt, at tilbyde nye medarbejdere den basisviden, som er afgørende for, at de kan komme i gang med at sælge produkterne. Men også at forbedre distribution af viden omkring de 35-50 nye produkter og opdatering af eksisterende produkter. I punktform skulle e-learning være med til at løse følgende udfordringer:
•    Øge viden og tillid i salgssituationen
•    Forbedre vidensdistribution, samt gøre den mere fleksibel
•    Øge effekten af omkostninger brugt på uddannelse (butiksansatte og instruktører)
•    Nedbringe introduktionstiden og gøre nye medarbejdere hurtigere i stand til at sælge
•    Forbedre vidensdistribution af produkter ved årligt kollektionsskifte på 30-40%
I 2009 begyndte vi at kigge på mulighederne og brugte så det meste af 2010 på at reorganisere vores uddannelser og omlægge til blended learning.

Løsningen

Løsningen er blevet et intuitivt SharePoint baseret læringsunivers med uddannelser med indgang og single signon fra vores intranet til butikkerne.
Der findes i dag omkring 200 mindre og større moduler hvor medarbejderne kan tilegne sig viden indenfor områderne:
•    BoConcept
•    Produkter
•    Materialer
•    Salg
•    IT
Indenfor hvert område er der underkategorier, der underbygger eksempelvis produkt kategorier osv.

Løsningen er meget intuitiv og visuel og derfor let at navigere i for brugerne.
Læringskonceptet er bygget op omkring taksonomitrin, således at eksempelvis de enkelte produktmoduler er bygget  op som kontekstfrie videnselementer med fakta og beskrivende oplysninger, hvilket skal give brugeren mulighed for erfaringsopsamling. Brugeren trænes i det enkelte produkts egenskaber, fordele og udbytte. Når brugeren kommer længere i forløbet vil de enkelte videnselementer blive bragt i spil overfor hinanden, således at brugeren kan arbejde med ligheder og forskelligheder i forhold til de enkelte produkter. Undervejs vil brugeren også opleve, at der skal tages mere komplekse beslutninger om produktegenskaber i forhold til kundetype.

Alle data samles i vores LMS system og via vores datawarehouse system kan vi let og enkelt se hvilke lande, butikke og brugere, der har taget e-læringsmodulerne. Disse data kan vi flette sammen med vores salgsdata, således at vi kobler uddannelse og salg og performance i samme oversigt over de enkelte lande, butikke og brugere.

Resultatet

Resultatet af vores anstrengelser er hen ad vejen blevet til et komplekst system, men stadig visuelt enkelt og let overskueligt.

Øge viden viden og tillid i salgssituationen
Vi ved at butikkerne har taget budskabet til sig og har erkendt, at salg bla. handler om grundig viden omkring produktets egenskaber, fordele og udbytte, materialer og et kendskab til kundetypen.

Forbedre vidensdistribution, samt gøre den mere fleksibel
Distribution af viden sker i dag med en lang højere fart end tidligere. I dag kan vi uddanne vores globale hold af butiksansatte, inden varerne når butikkerne, og uden at de er begrænset af tidspunktet for, hvornår der er en coach i området. Medarbejderne kan tage modulerne hvornår de vil og hvor de vil, så længe de har adgang til vores intranet.

Tidligere var introduktion og træning i eksempelvis produkter og materialer begrænset af vores coaches og den enkelt Store Manager i forhold til tid og sted, men det er i dag ikke nogen barriere.

Øge effekten af omkostninger brugt på uddannelse (butiksansatte og instruktører)
Tidligere kunne vi kun nå ud til en begrænset del af de ansatte med den basale viden omkring BoConcept, produkter, materialer, salg og IT. I dag når vi ud til mange flere butiksansatte og understøtter den enkelte Store Managers mulighed for selv at undervise nye ansatte hurtigt.

Omkostninger til uddannelse, rejser, transport osv. bruges i dag mere effektivt på at distribuere viden på et højere niveau end tidligere, og derved får vi mere uddannelse og træning for pengene end tidligere. Vi kan med andre ord få langt mere og grundigere uddannelse med samme antal instruktører som før.
I en intern undersøgelse blandt Store Managers har det vist sig, at effektivisere den interne træning i butikken med op til 50 %.

Nedbringe introduktionstiden og gøre nye medarbejdere hurtigere I stand til at sælge
Før e-learning blev introduceret i BoConcept kunne en ny medarbejde være uheldig aldrig at få en grundlæggende basic uddannelse af BoConcept i forhold til de nævnte kategorier inden et evt. jobskifte. En sådan situation er omkostningsfuld for de enkelte butikker. Derfor er det væsentligt at få uddannet medarbejderen så hurtigt som muligt.

Store Manageren er naturligvis også interesseret i at få uddannet personalet, men der kan være tilfælde, hvor der ikke har været tid til uddannelse og træning i produkter og materialer.
Med introduktionen af vores læringsunivers er der altid læringsmaterialer og plads til uddannelse og det bevirker, at butikspersonalet meget hurtigere er klædt på til salgssituationen og altid kan gentræne i produkter, materialer, koncepter og IT.

I samme interne undersøgelse som før, svarede Store Managers, at salget hos en ny medarbejder kunne øges med over 100 % alene ved at gennemføre e-learningmodulerne i produkter og materialer. Eksisterende medarbejdere øger i følge besvarelserne salget med 5-10%.
Tiden brugt på e-learning blev vurderet til at give et stort afkast.

Platformen har ingen særlig indflydelse på udskiftning af medarbejdere, men til gengæld kunne platformen bruges som et positivt element i ansættelsessituationen. 

Forbedre vidensdistribution af produkter ved årligt kollektionsskifte på 30-40%
Med en udskiftning i kollektionen på mellem 30 og 40% om året er der et konstant behov for læring i forhold til nye produkter, materialer og opdatering af gamle.

Tidligere var det ikke muligt, at nå ud til alle butiksansatte med uddannelse og viden fra centralt hold og dermed lå ansvaret alene hos den enkelte butiks Store Manager. Men nu er alt grundlæggende materiale til uddannelse og træning i nye produkter, materialer og opdateringer tilgængelige inden produkterne rammer butikkerne. Det betyder at butikkerne vidensmæssigt kan nå at omstille sig, inden produkterne skal vises til kunderne. Vore Store Manager kurser træner blandt andet i, hvordan man får den bedste mulige træning ud af at benytte e-learning samt at træne de tillærte færdigheder fysisk i butikkerne ved hjælp af rollespil, feedback og quizes.

Opsamling
Generelt kan vi sige, at missionen er gennemført, og at det har haft en kæmpe effekt på vores uddannelser og på de enkelte butiksansattes muligheder for at tilegne sig viden. E-learning har øget både effektiviteten og produktiviteten markant i vores organisation både central og lokalt.